Issue de l’article 54 de la Loi Travail, la dématéralisation du bulletin de paie entre en vigueur à partir du 1er janvier 2017. Le mécanisme de mise en œuvre est inversé et l’employeur peut désormais opter pour la remise des bulletins sous forme électronique pour l’ensemble des salariés, sauf pour les salariés qui s’y opposent explicitement.

Les modalités de mise en œuvre du bulletin dématérialisé

1- Information préalable et droit de refus des salariés

L’employeur est libre d’opter ou non pour la dématérialisation, les salariés ne peuvent l’exiger. Il doit avertir les salariés au moins un mois avant la remise des premiers bulletins au format électronique (puis à l’embauche de chaque nouveau salarié). Il doit également informer les salariés de leur droit de refuser, à tout moment, la remise des bulletins de salaire sous forme électronique. Le refus du salarié doit être écrit et daté, l’employeur ayant trois mois maximum pour se conformer à cette demande.

2- Format, conservation et accessibilité des documents

Le bulletin de paie dématérialisé doit être accessible via un service garantissant l’intégrité des données, leur confidentialité et leur accessibilité permanente* au salarié. Il est remis sur un espace  personnel sécurisé, disponible et accessible au salarié pendant au moins 50 ans,  ou jusqu’aux 75ème anniversaire du salarié. A propos de cet âge limite, faut-il voir un présage d’un futur recul de l’âge de départ en retraite ? 🙂

Certaines entreprises choisissent d’envoyer les bulletins de paie par e-mail à leurs salariés : c’est un moyen simple, pratique et peu coûteux à mettre à œuvre. Mais attention, ce mode de transmission n’est pas suffisant et n’est pas reconnu par la Loi, puisqu’il ne présente aucune garantie d’intégrité et de conservation.

* Dans l’hypothèse d’une cessation d’activité du prestataire fournissant le service d’hébergement des données, celui-ci dispose d’un délai de 3 mois pour informer les salariés avant la fermeture du service, afin qu’ils puissent récupérer les documents qui y sont stockés.

Et avec Pop Paye ?

Nous reviendrons sur ce sujet courant 2017, en abordant les solutions techniques possibles pour transmettre à vos salariés les bulletins par voie dématérialisée.

Pour aller plus loin

• Les sources :

Télécharger le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie.

• Les articles complémentaires sur poppaye.fr :

Lire également notre article sur le bulletin de paie simplifié