Nombre maximal de stagiaires en entreprise et montant des gratifications minimales

Les stages en entreprise sont de plus en plus encadrés. Les dernières modifications législatives concernent principalement le nombre maximal de stagiaires qu’une entreprise peut « employer ». Nous en profitons pour rappeler également les règles applicables quant à la gratification minimale qui leur est due.

Nombre maximal de stagiaires par entreprise :

La loi avait fixé le principe de quotas applicables afin de limiter le recours excessif aux stages. Le décret d’application vient de paraître et fixe des règles claires et simples, en distinguant deux cas :
– Les entreprises de moins de 20 salariés qui ne peuvent pas employer plus de trois stagiaires simultanément. Attention, ici chaque salarié compte pour une personne : on ne décompte pas les temps partiel au prorata de leur temps de présence, mais comme une personne à temps plein.
– Les entreprises de 20 salariés et plus (même règle de calcul d’effectif que ci-dessus : 1 pour 1) qui ne peuvent, elles, pas recourir à plus de 15% de leur effectif en stage. Le résultat est arrondi à l’entier supérieur, ainsi dans une entreprise de 21 salariés, le nombre maximum de stagiaires présents la même semaine est de 21*15%=3,15 stagiaires, donc arrondi à 4.

Ces mesures s’appliquent dès le lendemain la publication du décret, et pour les conventions de stage signées à compter de cette date (soit le 29 octobre 2015).

Rémunération minimale des stagiaires en entreprise, rappel des règles :

Côté gratification, la loi a également modifié en fin d’année dernière les montants et règles d’attribution des gratifications allouées aux stages. Nous en rappelons ici les grandes lignes, qui ont fait l’objet de clarifications successives :
– La période de  stage en entreprise est possible s’il existe une convention tripartite entre l’entreprise, l’établissement d’enseignement (« l’école ») et l’étudiant – stagiaire
– Le stagiaire doit être rémunéré dès qu’un stage excède 2 mois de présence effective, que les périodes de stage soient consécutives ou non. Les 2 mois sont appréciés en comptabilisant le nombre d’heures de stage effectuées, sur la base de 7h = 1 jour. Ainsi un stage de plus 308 heures (2 x 22 jours x 7 heures) correspond à deux mois, peu importe la répartition de ces heures. Toutes les heures doivent être rémunérées pas seulement celles au-delà des 308 « premières » heures.
– La durée maximale d’un stage est de 6 mois par année scolaire. Les six mois sont comptabilisés de la même manière que pour la durée minimale évoquée ci-dessus.
– Le stagiaire peut être indemnisé dès la première heure effectuée, si l’entreprise le souhaite ou si une convention ou un accord de branche le prévoit (dans ce cas c’est donc une rémunération obligatoire).
– Le montant minimal de la gratification est fixé dans la convention ou l’accord collectif s’il existe. A défaut, la loi prévoit que les stages qui ont débuté à partir du 1er septembre 2015 sont rémunérés à l’heure effective, sur la base de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit une gratification horaire minimale de 3,60€ en 2015).
– Les stagiaires peuvent recevoir des titres restaurant, et leurs frais de transport en commun peuvent être pris en charge par l’entreprise, comme pour les salariés.
– Côté bulletin de paie, la gratification de stage doit obligatoirement faire l’objet d’un bulletin si le montant horaire dépasse 3,60€. En effet, dans ce cas des cotisations Urssaf sont dues sur la fraction excédant les 3,60€. Si la gratification versée est inférieure ou égale au montant minimal (3,60€/heure, donc) la remise d’un bulletin de paie n’est pas obligatoire. Elle est cependant pratique, à notre sens, puisque la fiche de paye est une pièce comptable permettant de tracer tous les éléments de rémunération, qui évite tous les justificatifs « maison » parfois fragiles sur le plan formel.

Lire le décret d’application sur les « quotas » de stagiaires en entreprise (Décret 2015-1359 du 26 octobre 2015, JO du 28, p. 20070)

Télécharger le texte du décret du 26 octobre 2015

Vous pouvez également consulter notre article de février 2015 sur ce sujet.